Dypdykk - personalressurser og smarte timeplaner

Med et tiår med restauranterfaring bak seg ble produktsjef Erik Friberg systemforsker. Det var interessen for planlegging og nysgjerrigheten på digitale løsninger som fikk ham til å søke seg til systemvitenskap og deretter til Caspeco.

I dette intervjuet dykker vi ned i prosessen bak Caspeco Personal - hvordan prioriteres utviklingen, hva er drivkraften og hvordan vil fremtidens personalsystem se ut? Vår produktsjef for HR har ordet!

Vi starter med en ny lansering, Smart Schedules - hva er det og hvordan fungerer det?

- Målet vårt er hele tiden å redusere antall administrasjonstimer for kundene våre. HR-teamets siste prosjekt har utforsket muligheten for å bruke AI-teknologi for å oppnå nettopp dette. Resultatet er Smart Schedules - et verktøy som bruker kundens salgsprognose og ønsket lønnssats til å finne en optimal arbeidsplan. Uten å bli for tekniske kan vi si at verktøyet tar utgangspunkt i kundens mål og prøver å finne en tidligere bemanning som har gitt et lignende resultat. 

Verktøyet gjør det mulig for vaktplanleggeren å kun tenke på personalet og overlate planleggingen av tid og arbeidsoppgaver til systemet. I tillegg kan det være til hjelp når man overtar planleggingen fra noen andre, ettersom verktøyet kan gi retningslinjer for hvordan den bør utformes.

Hvordan brukes Smart Schedules best?

- Mer data, bedre resultater - slik virker det i hvert fall. Jo mer data verktøyet har å jobbe med, desto mer nøyaktige blir forslagene. Verktøyet egner seg best for bedrifter med varierende salg, der planen må tilpasses. Større organisasjoner med mange ansatte kan ha nytte av mer detaljerte planer på kvartalsnivå for å redusere personalkostnadene.

Fra fysiske dokumenter til kunstig intelligens.

‍

- Da jeg begynte å jobbe på restaurant, skrev vaktplanleggeren ned alles starttider på et papir. I dag har utviklingen gjort det mulig å heldigitalisere planleggingen, starttidene er erstattet av skift, og du kan få tidene direkte på mobiltelefonen. I tillegg finnes det digitale løsninger for stemplingsur, tipsfordeling og salgsprognoser osv.

Det er en stor og veldig interessant utvikling, men det er alltid noe som kan forbedres. Fremskritt innen AI-teknologi muliggjør mange nye innovative løsninger. Ikke minst innen planlegging, der verktøy som Smart Schedules er en av mange fremtidige løsninger.

Hvordan velger de ansatte hva de skal utvikle?

‍

- Det er vanligvis en kombinasjon av bransjens direkte etterspørsel og vår rekognosering av hva bransjen kan ha nytte av. Når et problem er identifisert, ønsker vi først å forstå helheten. Når vi løfter på lokket, oppdager vi ofte at flere problemer kan ha samme løsning. Som i tilfellet med Smart Schedules - vi vil både forenkle og effektivisere planleggingen for brukerne våre. Resultatet er et verktøy som legger til rette for begge deler.  

Hvordan velge den beste løsningen?

- Den beste tilnærmingen er vanligvis å starte med en enkel løsning som først løser problemet. Etter hvert kan du samle inn tilbakemeldinger fra kundene og videreutvikle løsningen.

Hvis du vil gjøre det enklere å reise fra A til B, begynner du ikke med å bygge en bil. Den første løsningen kan være en scooter. Denne kan så videreutvikles med flere hjul, seter og tak etter kundens ønsker. Til slutt har bilen vokst frem. Selv om sparkesykkelen oppfyller sitt formål, vil bilen sannsynligvis ha en større andel fornøyde brukere. Det er lettere å treffe riktig når vi utvikler løsningene våre sammen med kunden. Derfor er et godt produkt med stort potensial det vi streber etter når vi skaper en ny løsning.

Hva tror du om fremtidens løsning?

- Smarte tidsplaner er en første versjon av et AI-verktøy som utfordrer tidligere løsninger og kan gi et hint om fremtiden. 

Jeg tror at fremtidige versjoner i økende grad vil ta over det strategiske arbeidet. For de som jobber med planlegging, betyr det mindre manuelt arbeid og mer tid til andre ting. Et realistisk sluttmål er et verktøy som kan lage planer som kan godkjennes uten manuell hjelp. 

‍

Det spekuleres mye i fremtidens løsninger, men felles for dem alle er at de blir smartere og krever mindre manuelt arbeid. Det er en spennende tid med mange nyheter. For de som vil ha et hint om fremtiden allerede nå, kan jeg fortelle at spennende funksjonalitet er på vei. Uten å si for mye har vi kommet langt med hvordan du som bruker vil kunne kommunisere med HR-systemet vårt. Følg med på fremtiden.

‍