Først og fremst er det selvsagt viktig at systemet har de funksjonene du trenger – men det er like viktig å undersøke leverandøren selv. Systemet skal bestå i det lange løp, utvikle seg over tid og tilby god service og hjelp underveis. Her er seks måter å finne ut om systemleverandøren din er riktig for deg.

Størrelse

Store leverandører har fordelen av å ha store ressurser og bred funksjonalitet – og leverandøren vil trolig bestå om noen år. Ulempen med en stor leverandør er at engasjementet og sensitiviteten til dine spesielle ønsker risikerer å bli lav. Finner du en partner som er "rimelig stor" er denne ofte den beste - her møter du ofte funksjonalitet og virkelig god service. 

Geografi

Vi lever i en globalisert verden og varer og tjenester kan kjøpes fra alle mulige retninger. Av mange ulike årsaker (miljø, etikk, kultur, kontroll) kan det imidlertid være lurt å velge en partner som er tett geografisk. Dette gjelder ikke minst når det gjelder forretningssystemer for deg i serveringsbransjen. Regler, lover og behov ser forskjellig ut i ulike land, og i tillegg er kommunikasjon mellom deg og leverandøren et viktig poeng – og det blir lettere om du snakker samme språk.  

Support

Hvis du leter etter et enkelt system, kan det hende at støtte ikke er et viktig problem. Men så fort systemet er viktig og noe mer helhetlig, blir det nødvendig med støtte og opplæring for å belyse. Supportens åpningstider og språk – og i hvilke kanaler du kan nå dem – er tre hovedsaker. Men du bør også undersøke hvor viktig din leverandør ser ut til å synes support er: jobber de med personlig service, fremheves support som en fordel, hvordan ser deres kanaler ut for support osv.?

Partnere 

Et interessant spørsmål for fremtiden kan være hvilke partnere/nettverk systemet fungerer i. Ditt system skal hjelpe deg å utvikle og da kan andre løsninger og integrasjonsmuligheter i systemets "nærhet" også gjøre det.

Referanser

En enkel måte å danne seg en mening om en fremtidig partner på er å spørre eksisterende kunder hva de synes. Det er viktig at du gjør deg opp en egen mening og ikke bare får standardsvar fra kundene som den potensielle leverandøren sender ut. Still dine egne kritiske spørsmål, gjerne for å referere til kunder du har funnet selv. 

Hel vs. individuelle deler 

Et siste punkt, før det er på tide å se på selve systemene, er å se på leverandørens samlede tilbud. Hvilke av dine behov kan leverandøren dekke? Fordelen med å bruke flere systemer fra samme leverandør er flere – systemene skal forhåpentligvis gjøres til å samhandle smart med hverandre og supportsaker blir helt klart lettere å håndtere når ulike leverandører ikke kan «skylde» på hverandre. Baksiden av medaljen kan være at du har «alle eggene i samme kurv» og blir avhengig av én spiller. Så undersøk nøye at det er en leverandør du er komfortabel med i et langsiktig samarbeid – for samarbeid er faktisk det det skal handle om.